Begleitpapiertaschen – Versanddokumente sicher außen am Karton

Was Begleitpapiertaschen leisten – und warum jede Sendung eine braucht

Begleitpapiertaschen kleben außen auf dem Versandkarton oder der Palette und nehmen die Versanddokumente auf: Lieferschein, Rechnung, Packliste, Zollpapiere, Prüfzeugnisse, Konformitätserklärungen. Der Empfänger, der Spediteur und der Zollbeamte sehen sofort, welche Dokumente beiliegen – ohne den Karton zu öffnen. Das spart Zeit im Wareneingang (Bestellnummer prüfen, bevor der Karton aufgeht), ermöglicht die Zollabfertigung ohne Sendungsöffnung und verhindert Rückfragen beim Lieferanten („Wo ist der Lieferschein?").

Ohne Begleitpapiertasche: Dokument lose auf den Karton kleben (fällt ab), in Folie wickeln (unprofessionell), in den Karton legen (Empfänger muss öffnen). Mit Begleitpapiertasche: Dokument in die Tasche, Schutzstreifen abziehen, Tasche auf den Karton drücken – drei Sekunden, professionell, geschützt, zugänglich.

Drei Linien, drei Aufdrucke

Das Sortiment gliedert sich in drei Produktlinien, die sich durch den Aufdruck unterscheiden – und damit durch die Kommunikation an den Empfänger:

Linie „Lieferschein/Rechnung"

Roter Aufdruck auf PE-Folie (DIN C6, DIN lang in 55 und 70 µm, DIN C5) und grüner Aufdruck auf Papier (DIN lang). Die Standardlinie für Sendungen, bei denen Lieferschein und Rechnung zusammen beiliegen. Der Aufdruck signalisiert dem Wareneingang: Beides ist drin – Lieferschein zur Warenprüfung, Rechnung zur Buchhaltung. Die größte Auswahl im Sortiment mit fünf Varianten plus einer nachhaltigen Papier-Alternative.

Linie „Lieferschein"

Roter Aufdruck auf PE-Folie (DIN C6, DIN lang). Für Sendungen, bei denen nur der Lieferschein beiliegt und die Rechnung separat kommt – per E-Mail, per EDI oder über ein Rechnungsportal. Der Aufdruck signalisiert: Nur Lieferschein drin, Rechnung kommt auf anderem Weg. Verhindert, dass der Wareneingang nach einer Rechnung sucht, die nicht da ist. Zunehmend relevant, weil immer mehr Unternehmen die Rechnung digital versenden.

Linie „Ohne Aufdruck"

Komplett transparent (PE-Folie, DIN C6, DIN lang, DIN C5 in 55 und 62 µm, DIN C4) und grün ohne Aufdruck (Papier, DIN C5). Die neutrale, universelle Linie: kein festgelegter Verwendungszweck, kein deutschsprachiger Aufdruck, volle Dokumentensichtbarkeit. Für internationalen Versand (sprachneutral), für alle Dokumentenarten (nicht nur Lieferschein/Rechnung) und für Betriebe, die eine einzige Tasche für alle Einsätze wollen. Einzige Linie mit DIN C4 – dem Format, das A4 ungefaltet aufnimmt.

Formate: DIN C6 bis DIN C4

Vier Formate, die jeweils ein anderes Dokumentenprofil bedienen:

DIN C6 (ca. 162 x 133 mm). Das kompakteste Format: nimmt A4 zweimal gefaltet, A5 einmal gefaltet oder A6 ungefaltet auf. Für kleine Kartons, auf denen eine DIN-lang-Tasche zu groß wirkt. Proportional passend auf Kartons ab ca. 200 x 170 mm Stirnfläche. Im Sortiment: in allen drei Linien verfügbar.

DIN lang (ca. 230 x 110 mm). Der Logistik-Standard: nimmt A4 zweimal gefaltet (Wickelfalz) auf – das Standardformat für Lieferscheine und Rechnungen. Auf mittleren und großen Kartons unauffällig, sofort erkennbar, millionenfach im Einsatz. Im Sortiment: in allen drei Linien verfügbar, in der „Lieferschein/Rechnung"-Linie zusätzlich in 70 µm (verstärkt) und als Papier-Variante.

DIN C5 (ca. 229 x 162 mm). Das größere Format: nimmt A4 einmal gefaltet oder A5 ungefaltet auf. Für mehrseitige Lieferscheine, Zollpapiere mit Anhängen, Prüfzeugnisse und Packlisten mit Strichcodes (weniger Faltkanten = Codes bleiben scannbar). Im Sortiment: in der „Lieferschein/Rechnung"-Linie und in der neutralen Linie verfügbar, letztere zusätzlich als Papier-Variante und in 62 µm (verstärkt).

DIN C4 (315 x 225 mm). Das Großformat: nimmt A4 ungefaltet auf – kein Falten, kein Knicken. Für Dokumente mit Originalstempel, technische Zeichnungen mit Bemaßungen und Dokumente, bei denen Faltkanten Strichcodes unlesbar machen. Nur in der neutralen Linie (ohne Aufdruck) verfügbar – das einzige A4-Vollformat im gesamten Begleitpapiertaschen-Sortiment.

Materialien: PE-Folie und Papier

Zwei Materialien, zwei Stärken, ein Verschluss:

PE-Folie (rot oder transparent). 55 µm Standard, 62 µm verstärkt (nur DIN C5 neutral), 70 µm verstärkt (nur DIN lang „Lieferschein/Rechnung"). Wasserdicht – Regen, Kondenswasser, Spritzwasser: Das Dokument bleibt trocken. Muss vor dem Kartonrecycling abgezogen werden (PE stört den Altpapier-Recyclingprozess).

Papier (grün, Grüne Linie). 62 g (DIN C5 neutral) und 75 g (DIN lang „Lieferschein/Rechnung"). Recycelbar mit dem Karton im Altpapier – kein Abziehen nötig, kein separates Entsorgen, kein Kunststoff in der Verpackungskette. Nicht hermetisch wasserdicht – schützt gegen Spritzer und kurze Regenkontakte, aber nicht gegen Dauerregen oder stehendes Wasser.

Alle Varianten: Hot-Melt-Kleber auf der Rückseite, Schutzstreifen abziehbar, sofortige und dauerhafte Haftung auf Wellpappe, Vollpappe, Folie und glatten Oberflächen. Kein Anfeuchten, kein Aufwärmen, kein Werkzeug – reine Druckhaftung mit der Hand.

PE-Folie oder Papier? Die Materialentscheidung

Die Entscheidung fällt meistens aus einem von zwei Gründen: Nässe oder Nachhaltigkeit.

PE-Folie (rot/transparent), wenn die Sendung Outdoor-Witterung ausgesetzt ist: Paletten im Außenlager, Verladung bei Regen, Stückgut im offenen LKW-Aufbau, Zustellung bei Schlechtwetter. Der Lieferschein muss auch bei Regen lesbar sein – PE-Folie garantiert das.

Papier (grün), wenn die Verpackungskette kunststofffrei sein soll: Nachhaltigkeitsbericht, Gebäudezertifizierung (DGNB, LEED), öffentliche Beschaffung mit Umweltkriterien, Kundenforderung nach kunststofffreiem Versand. Die Papiertasche geht mit dem Karton ins Altpapier – der einfachste Weg, das letzte Kunststoff-Element am Karton zu eliminieren.

Für den Standard-Paketversand (Paketdienst, kurze Outdoor-Exposition bei der Zustellung): Beides möglich. Papier reicht für den typischen Haustür-zu-Haustür-Versand, PE-Folie gibt die zusätzliche Sicherheit bei Regentagen.

Folienstärken: 55, 62 und 70 µm

Drei Stärken, drei Belastungsprofile:

55 µm – der Standard. Dünn genug, um flach auf dem Karton zu liegen (kein Aufstehen, kein Hängenbleiben an Förderbändern), dick genug, um nicht beim Handling einzureißen. Für 90 % aller Versandsituationen ausreichend.

62 µm – leicht verstärkt. Nur verfügbar in DIN C5 (neutral, PE-Folie). Für mechanisch stärker beanspruchte Sendungen: Paletten mit Stapeldruck, raue Logistikketten, häufiges Umladen.

70 µm – verstärkt. Nur verfügbar in DIN lang („Lieferschein/Rechnung", PE-Folie). Für besonders raue Bedingungen: Paletten im Außenlager, Schwerlast-Sendungen, Langzeit-Lagerung mit mechanischer Belastung.

Der Aufdruck: Kommunikation an den Empfänger

Der Aufdruck auf einer Begleitpapiertasche ist mehr als Dekoration – er ist ein Kommunikationsinstrument. In einem Wareneingang, der 50 Pakete am Tag empfängt, sagt der Aufdruck dem Mitarbeiter in einer Sekunde, was in der Tasche steckt und was nicht:

„Lieferschein/Rechnung" → beides drin. Lieferschein an die Warenwirtschaft, Rechnung an die Buchhaltung weiterleiten.

„Lieferschein" → nur Lieferschein. Rechnung kommt digital – nicht danach suchen.

Kein Aufdruck → universell. Kann alles enthalten: Lieferschein, Rechnung, Prüfzeugnis, Zollpapiere, Montageanleitung. Der Mitarbeiter muss die Tasche öffnen, um den Inhalt zu identifizieren.

Betriebe, die beide Versandarten nutzen (manche Kunden mit Rechnung, manche ohne), halten zwei Linien am Packplatz vorrätig: „Lieferschein/Rechnung" für Sendungen mit Rechnung, „Lieferschein" für Sendungen ohne. Das vermeidet Rückfragen im Wareneingang des Empfängers – ein Detail, das bei 50 Lieferungen am Tag 5–10 Minuten spart.

Einsatzbereiche: Wo Begleitpapiertaschen am Karton kleben

E-Commerce und Versandhandel. Jedes Paket bekommt einen Lieferschein in der Begleitpapiertasche. Vom Ein-Personen-Onlineshop bis zum Logistikzentrum: Die rote oder grüne Tasche ist der universelle Dokumententräger. DIN lang für den Standard-Lieferschein, DIN C6 für kleine Pakete.

Industrie und Maschinenbau. Ersatzteile mit Prüfzeugnis und Lieferschein, Rohmaterial mit Werksprüfzeugnis 3.1, Zulieferteile mit Qualitätsdokumentation. Im Industrieversand sind die Begleitdokumente oft umfangreicher – DIN C5 für mehrseitige Unterlagen, DIN C4 (neutral) für A4-Prüfzeugnisse ungefaltet.

Export und Zollabwicklung. Handelsrechnung, Packliste, Ursprungszeugnis (EUR.1), CMR-Frachtbrief, Konformitätserklärung – 5 bis 10 Blätter, die von außen zugänglich sein müssen. DIN C5 oder DIN C4, idealerweise neutral (sprachneutral für internationale Empfänger). Die Begleitpapiertasche ermöglicht die Zollprüfung, ohne die Sendung zu öffnen.

Spedition und Palettenversand. Paletten mit Frachtpapieren auf der Stirnseite des obersten Kartons. Die PE-Folientasche hält den Regen aus, der beim Be- und Entladen auf die Palette prasselt. DIN lang für Standardpapiere, DIN C5 für umfangreiche Frachtsätze.

Lebensmittel und Pharma. Lieferungen mit Temperaturprotokoll, Chargennachweis oder Analysezertifikat – Dokumente, die bei der Warenannahme sofort geprüft werden müssen. Die Begleitpapiertasche macht die Prüfung möglich, bevor die Kühlware ausgeladen wird.

Innerbetrieblicher Versand. Halbfertigteile mit Laufzettel, Werkzeuge mit Ausgabeschein, Proben mit Analyseanforderung – interne Dokumente, die keinen „Lieferschein"-Aufdruck brauchen. Die neutrale Tasche (ohne Aufdruck) als universelle Dokumentenhülle für alle internen Prozesse.

Nachhaltigkeit: Papier als Alternative, PE als Recyclingmaterial

Zwei Wege zur nachhaltigeren Dokumentenbegleitung:

Papier-Begleitpapiertaschen (Grüne Linie). Recycelbar mit dem Karton im Altpapier, kein Kunststoff in der Verpackungskette. Verfügbar als DIN lang mit Aufdruck „Lieferschein/Rechnung" (75 g) und als DIN C5 ohne Aufdruck (62 g). Für Betriebe, die den letzten Kunststoff am Karton eliminieren wollen – die Begleitpapiertasche ist oft das Element, das bei der Umstellung auf kunststofffreie Verpackung übersehen wird.

PE-Folientaschen im Recycling. Die PE-Folientaschen bestehen aus sortenreinem LDPE und sind recycelbar – allerdings müssen sie vor dem Kartonrecycling abgezogen und separat dem PE-Recycling zugeführt werden. Ein zusätzlicher Handgriff, der bei Empfängern mit hohem Kartonaufkommen Zeit kostet. Für Empfänger mit etablierter PE-Trennung kein Problem, für Empfänger ohne: ein Argument für die Papier-Variante.

Was eine gute Begleitpapiertasche ausmacht

Sofortige Haftung. Der Hot-Melt-Kleber haftet beim ersten Andrücken – kein Nachdrücken, kein Aufwärmen, kein Anfeuchten. Bei 100 Paketen am Tag zählt jede Sekunde.

Dauerhafte Haftung. Die Tasche bleibt auf dem Karton – bei Kälte (Tiefkühltransport), bei Hitze (Sommerlager), bei Feuchtigkeit (Regentransport), bei mechanischer Belastung (Förderbänder, Rutschen, Stapeldruck).

Dokumentensichtbarkeit. Bei transparenten Taschen (PE-Folie ohne Aufdruck): Das gesamte Dokument ist von außen lesbar und scannbar. Bei Taschen mit Aufdruck: Das Dokument ist durch das Sichtfenster erkennbar, der Aufdruck signalisiert den Inhalt.

Dokumentenschutz. Gegen Nässe (PE-Folie: hermetisch; Papier: spritzwasserfest), gegen Staub, gegen Schmutz, gegen mechanische Beschädigung (die Tasche ist eine zusätzliche Schutzschicht um das Papier).

Sonderanfertigungen

Das Standardsortiment deckt die gängigsten Formate, Aufdrucke und Materialien ab. Für Sonderanforderungen – individuelle Aufdrucke (Firmenlogo, fremdsprachige Texte, spezielle Dokumentenbezeichnungen), andere Formate, andere Folienstärken, Taschen mit Fensteraussparung – steht das Schramm-Verpackungsteam für individuelle Beratung und Sonderanfertigungen zur Verfügung.